Gli eventi aziendali spesso vengono classificati in base alla funzione che svolgono e si dividono anche in base al tipo di persone che vi partecipano. La maggior parte degli eventi sono incontri che hanno un obiettivo particolare. Esistono diversi format evento e negli ultimi anni si stanno diffondendo sempre di più gli eventi virtuali o ibridi.
Durante la Pandemia, per superare le limitazioni geografiche e raggiungere le persone in momenti in cui il contatto fisico doveva essere azzerato, gli eventi virtuali o digitali sono aumentati. Nel 2021 si è assistito ad un’allocazione del 10-20% del budget di marketing sugli eventi virtuali. Le tecnologie digitali continuano a fare progressi ed a presentare sempre nuove soluzioni.
Ci sono nuovi tipi di pubblico da considerare ed una serie di nuovi sistemi per distribuire i contenuti.
A volte la scelta del format giusto può essere difficile ma è possibile semplificarla. È fondamentale definire il pubblico: si tratta di eventi B2B e B2C?
Gli eventi Business to Business (B2B) sono organizzati per sviluppare relazioni tra aziende, generare pipeline, creare maggiori flussi di entrate e, in generale, muoversi verso obiettivi commerciali comuni. Sono un ottimo mezzo per capire come operano i concorrenti e come presentano i loro prodotti/servizi. Essi offrono l’opportunità di collaborare con altre aziende e di comprendere meglio i comportamenti del mercato.
Gli eventi Business to Customer (B2C), invece, si rivolgono direttamente ai clienti/consumatori. Questi eventi sono generalmente organizzati per raggiungere i clienti finali.
L’intento degli eventi B2C può essere quello di stimolare le vendite, aprire nuovi flussi di entrate, commercializzare un nuovo servizio o prodotto o semplicemente coinvolgere i clienti. Gli eventi B2C sono di solito di dimensioni maggiori rispetto ai loro omologhi B2B.
Eventi virtuali, ibridi o fisici? Il format migliore per la tua azienda
A causa della Pandemia gli eventi virtuali sono diventati sempre più diffusi, così come gli eventi ibridi.
Gli eventi virtuali si svolgono su piattaforme digitali. Le piattaforme di hosting per eventi virtuali dispongono di diverse funzionalità che facilitano l’interazione tra gli organizzatori ed i partecipanti.
Gli eventi ibridi sono un mix tra eventi dal vivo ed eventi virtuali. Oggi la maggior parte degli eventi dal vivo include sempre anche una componente virtuale.
Gli eventi ibridi sono un’ottima soluzione per mettere in contatto persone provenienti da luoghi diversi e sviluppare una comunità globale di professionisti con un determinato background.
Gli eventi fisici sono la soluzione migliore quando c’è bisogno di stimolare l’interazione tra i partecipanti.
Quali fattori prendere in considerazione nella scelta del format?
Ogni evento è diverso e quindi non c’è un format che vada bene per tutti. È fondamentale che gli organizzatori dell’evento e chi dovrà gestire lo stesso in tutte le sue fasi lavorino a stretto contatto, al fine di definire la migliore soluzione in grado di raggiungere gli obiettivi dell’evento.
Ci sono diversi fattori da prendere in considerazione fin dall’inizio, quali:
- obiettivo o scopo dell’evento;
- contenuto dell’evento;
- numero di partecipanti;
- ubicazione dei partecipanti;
Prima di procedere nella scelta del format definitivo, è necessario farsi le seguenti domande:
- se hai deciso di optare per un evento ibrido, otterrai il numero di partecipanti previsto in presenza oppure tutti sceglieranno l’opzione virtuale si risparmia tempo e denaro?
- È necessario prevedere un incentivo o la partecipazione è obbligatoria?
Creare un sondaggio fra i potenziali delegati per scoprire cosa desiderano può aiutare nella decisione finale. Coloro che partecipano di persona, cosa hanno da guadagnare dall’essere presenti di persona? I partecipanti da remoto, che cosa potrebbero perdersi e che cosa otterranno? Queste sono le domande fondamentali a cui rispondere per l’organizzazione di un evento.
È importante essere chiari su questo punto fin dall’inizio dell’organizzazione di un evento ibrido, in modo tale che i partecipanti possano decidere se venire di persona o collegarsi da remoto.
Anche gli eventi virtuali ed ibridi possono assumere forme diverse.
Solo dopo aver fatto queste considerazioni si può iniziare a valutare il format (o una sua variante) più adatta al tuo evento.
Le diverse tipologie di eventi aziendali
Se il pubblico di riferimento è costituito da dipendenti di livello dirigenziale di un settore specifico, un seminario formale potrebbe essere la soluzione migliore. Se invece l’intenzione è quella di pubblicizzare a un vasto pubblico le caratteristiche di un nuovo prodotto, un lancio di prodotto sarebbe la strada da percorrere.
Di seguito i diversi format ed i loro principali vantaggi.
Conferenze
Sono organizzate per riunire un grande gruppo di persone con interessi comuni e discutere con loro o istruirle su argomenti rilevanti per loro. Possono essere un piccolo evento con poche centinaia di persone o un evento su larga scala a cui possono partecipare migliaia di persone.
Le conferenze rappresentano la migliore soluzione per far conoscere i prodotti ed aumentare le entrate dell’azienda.
Seminari
Un seminario può essere descritto come una conferenza ma in formato ridotto.
I seminari sono di solito costituiti da una singola sessione e sono organizzati per un gruppo più ristretto di persone. Sono interattivi e mirano ad educare i partecipanti su un argomento di loro interesse, possono essere educativi o semplicemente utilizzati come strumento motivazionale.
I seminari aziendali chiusi sono particolarmente efficaci per motivare i dipendenti. I seminari aiutano a far conoscere i prodotti, a creare comunità e a formare i dipendenti.
Fiere ed esposizioni
Hanno lo scopo di lanciare nuovi prodotti o di generare clamore o conoscenza sui prodotti in arrivo oppure sulle innovazioni dell’azienda. Sono eventi straordinari anche per rivolgersi a mercati inesplorati. Consentono alle aziende di vendere i propri prodotti e di stabilire nuovi contatti.
La digitalizzazione delle fiere ha portato alcune piattaforme di hosting ad integrare le soluzioni di pagamento negli eventi da loro ospitati. Grazie a queste funzionalità, gli organizzatori di eventi possono monetizzare le loro fiere su piattaforme digitali.
Riunioni aziendali
Le riunioni possono essere condotte all’interno di un’azienda o tra più aziende. Sono tenute per discutere di determinati argomenti, per valutare la situazione attuale, sviluppare strategie di marketing o, in generale, discutere le potenziali azioni da intraprendere in futuro.
Le riunioni aziendali ibride sono organizzate anche per aiutare le aziende a gestire i team presenti in sedi diverse.
Eventi di networking
Questa tipologia di evento serve a far interagire diverse aziende o professionisti legati ad un settore specifico. Possono essere sia B2B che B2C, ma in genere sono di natura B2B. Questi eventi speciali sono un ottimo sistema per le aziende per capire come lavorano i loro concorrenti nell’attuale clima economico.
Lanci di prodotto
I lanci di prodotto sono presentazioni sia in presenza che virtuali, inaugurano un nuovo prodotto sul mercato e informano i clienti sulle sue caratteristiche. L’idea principale dei lanci di prodotto è lo sviluppo del business.
Spesso i lanci di prodotto seguono un particolare format nel quale si invita una persona influente del settore per generare clamore.
Anche i media sono presenti sulla scena e contribuiscono a diffondere la notizia.
Il lancio di un prodotto richiede una pianificazione meticolosa e le giuste decisioni.
Questi tipi di eventi sono generalmente di natura B2C.
Feste per dirigenti
Le feste executive abbinano riunioni e conferenze di lavoro ad attività ricreative, contribuendo a creare un ambiente più favorevole all’interazione tra le persone, anche perché si tengono solitamente in località turistiche. Queste feste sono relativamente più costose rispetto ad altre categorie di eventi. Creano reti e sviluppano comunità professionali.
Eventi sponsorizzati
Sono un tipo specifico di evento speciale in cui il budget è sostenuto da una o più aziende sponsor. Gli eventi sponsorizzati possono rivelarsi una situazione vantaggiosa sia per lo sponsor che per l’organizzatore dell’evento. Tuttavia, richiedono una pianificazione molto attenta, senza considerare che chi gestisce l’evento è sempre sotto pressione per dare un ritorno considerevole agli sponsor.
Gli sponsor hanno il vantaggio di far conoscere il proprio marchio o addirittura di vendere prodotti durante l’evento, mentre l’organizzatore dell’evento non deve attingere ai fondi aziendali.
Gli eventi sponsorizzati sono solitamente abbinati ad altri format di eventi.
Workshop
Si tratta di incontri e riunioni alle quali partecipano diversi attori, principalmente i dipendenti e i collaboratori di un’azienda. Questi condividendo idee, suggerimenti ed opinioni si confrontano fra loro con l’obiettivo di raggiungere un risultato finale che si realizza grazie al coinvolgimento ed all’apporto di tutti.
Solitamente un workshop comprende una fase iniziale di brainstorming. Successivamente si cerca di dare delle risposte a quesiti o a problemi mediante l’apporto e le esperienze di ciascun partecipante.
In ciascuna fase vi è il supporto di un professionista che collabora attivamente con tutti i partecipanti al workshop per arrivare ad un risultato finale.
Raccolta fondi
Le raccolte fondi sono organizzate per generare entrate per uno scopo specifico. A questo tipo di eventi partecipano filantropi, dirigenti interessati e potenziali investitori. Il 69% dei fondi raccolti attraverso le raccolte di fondi proviene da privati.
Le raccolte fondi sono anche un’ottima piattaforma di networking per il personale di livello dirigenziale.
Sulla scia della Pandemia, analogamente alle fiere, le piattaforme digitali per eventi hanno integrato soluzioni di pagamento per le raccolte fondi virtuali.
Gli eventi di raccolta fondi possono anche essere abbinati ad aste e feste per dirigenti.
Webinar
Si tratta di un seminario virtuale se non addirittura una conferenza. Lo scopo è lo stesso di un seminario: formare ed informare i partecipanti, presentare idee nuove e sensibilizzare su un argomento o un settore specifico.
Le piattaforme di webinar hanno oggi integrato funzionalità che aiutano gli organizzatori ad ospitare eventi di alta qualità. Alcune di queste comprendono soluzioni di pagamento, strumenti di interazione, funzionalità di condivisione dei contenuti.
Aste
Si tratta di una delle forme più antiche di eventi esistenti al mondo. Esse aiutano le aziende e i privati a vendere prodotti o servizi. Possono anche essere associate ad eventi di raccolta fondi in cui gli oggetti vengono venduti per generare entrate. Anche in questo caso, le aste digitali sono completate da soluzioni di pagamento integrate nei marketplace per eventi.
Eventi educativi
Lezioni, conferenze e persino seminari aventi lo scopo di istruire le persone su un argomento. Anche i workshop possono rientrare in questa categoria.
