Le differenze tra evento fisico e ibrido possiamo individuarle nelle loro caratteristiche. Se parliamo della modalità  ibrida possiamo dire che rientra tra le soluzioni più recenti e nate come conseguenza della crisi economica e che ha comportato cali nelle partecipazioni ed una grande diffusione dei social network. Queste tipologie di eventi ibridi hanno conosciuto una notevole diffusione anche durante il lockdown conseguente alla pandemia da Covid-19.

Con la necessità del distanziamento sociale si sono confermati come trend del futuro. Ne sono consapevoli gli stessi organizzatori degli eventi. Ricerche recenti affermano che il 63% dei professionisti prevede formule ibride per gli eventi dal vivo.

Le differenze tra evento fisico ed evento virtuale

Tra i vantaggi degli eventi in presenza vi è sicuramente l’incontro reale tra partecipanti, anche se da dopo la Pandemia questo avviene ancora con alcuni limiti.

Gli eventi in presenza offrono la possibilità di legare a questa esperienza la visita di una città, anche se ciò comporta uno spostamento più o meno costoso.

Al contrario, l’evento virtuale non comporta alcun vincolo o limitazione geografica per partecipanti e relatori. Non si tratta solo di un link o una call su Zoom o Meet, ma molto di più.

Non è semplice coinvolgere ed emozionare tramite uno schermo, ma questa modalità di evento sfrutta alcune tecnologie come la gamification e le animazioni 3D, le quali creano un’esperienza a grande impatto. A questo si aggiunge il fatto che non esistono limitazioni per il numero di partecipanti, si risparmia sugli spostamenti e si ha un minore impatto a livello ambientale.

Un evento in presenza permette di avere momenti di convivialità tra i partecipanti.

La modalità virtuale offre la possibilità a più persone lontane tra di loro di partecipare allo stesso evento.

L’avvento degli eventi virtuali è stato dettato dalla necessità e ciascuna modalità di evento ha i suoi vantaggi e svantaggi. In futuro, però, a spopolare saranno principalmente gli eventi ibridi.

Cosa sono gli eventi ibridi?

Un evento ibrido è una fusione tra un evento in cui si partecipa di persona ed un evento digitale, in cui la maggior parte dei partecipanti è collegata da remoto tramite computer, telefono cellulare o dispositivi mobili.

Ciò che caratterizza gli eventi ibridi è la possibilità di partecipare virtualmente ad un evento “live” vivendo la stessa esperienza dei partecipanti fisicamente presenti. Ciò significa allargamento dell’audience in misura illimitata, spettacolarità ed efficienza delle risorse.

Le modalità della fruizione dei contenuti possono essere varie:

• il live streaming dell’evento per chi si collega da remoto attraverso il proprio computer o lo smartphone, e che partecipa, con diversi livelli di possibilità di interazione, all’evento stesso;
• partecipazione fisica all’evento principale, in cui si trovano i relatori, può prevedere anche altri eventi in contemporanea tutti collegati tra loro in diverse location, al quale partecipano piccoli gruppi di partecipanti;
• registrazioni post-evento da vedere in differita.

Le componenti essenziali di un evento ibrido

Un evento ibrido è formato dalle seguenti componenti:

• evento fisico con un numero limitato di partecipanti in presenza;
• partecipanti individuali collegati in remoto, con il computer, con il telefono o dispositivi mobili;
• diretta streaming dell’evento fisico per i partecipanti da remoto.

I pro e i contro di un evento ibrido

Un evento ibrido è caratterizzato sia da pro e contro. I pro sono i seguenti:

• nessun vincolo o limitazione fisica e geografica;
• maggiore visibilità dell’evento;
• ampliamento notevolmente del numeri dell’audience;
• riduzione dei costi di gestione;
• riduzione dei costi di partecipazione;
• collegamento di eventi: quello principale e altri eventi “satellite” in contemporanea;
• annullamento degli sprechi in materia di catering e transfer;
• elevato grado di condivisibilità, grazie alla possibilità di condivisione su molteplici canali di distribuzione;
• risparmio tempi di trasferimento e soggiorno.

I contro invece sono i seguenti:

• perdita del contatto umano/fisico tra relatori e partecipanti;
• riduzione della componente esperienziale;
• possibili problematiche tecniche nella gestione pratica dell’evento come ritardi dello streaming rispetto alla diretta o audio-video sfalsati;
• poca interazione se non ben gestita con le tecnologie;
• incertezza del grado di attenzione e coinvolgimento dell’audience;
• rischio di sminuire la portata comunicativa dell’evento;
• poca praticità dei partecipanti alle tecnologie per la partecipazione online.

Le figure principali che caratterizzano un evento ibrido

Un evento ibrido è caratterizzato dalle seguenti figure strategiche:

• un consulente che aiuti l’event planner a capire tutti gli aspetti dell’ibrido che impattano sul design e sulla realizzazione dell’evento;
• il presentatore dedicato all’audience virtuale, che interagisce con le persone online portando la loro voce durante l’evento;
• il social media moderator che gestisce la comunicazione e la condivisione sui social media.

Non possono mancare le classiche figure, quali:

• l’autore, il quale può anche essere il consulente o lo stesso event planner;
• tecnici audio-video che devono sapere come seguire le domande e le dinamiche della sessione di interventi;

il regista, importantissimo sia nella preparazione che durante l’evento per coordinare le riprese