Il kick off meeting è uno dei primi incontri tenuti tra gli stakeholder al momento del lancio di un nuovo progetto. Può includere tutte le parti interessate al progetto, fino ai livelli più alti, come lo sponsor del progetto, la direzione ed il project manager, nonché i membri del team.
L’importanza di questo incontro è quella di offrire al project manager l’opportunità di definire l’obiettivo comune e creare il consenso.
Questa riunione ha perciò lo scopo di informare ma anche motivare i partecipanti alla buona riuscita del lavoro.
Qual è lo scopo di una riunione di kick off?
Lo scopo di una riunione di kick off del progetto è quello di:
- presentare il team;
- comprendere lo sfondo del progetto;
- capire come appare il successo;
- capire cosa deve essere fatto;
- concordare su come lavorare insieme in modo efficace.
Per il team dell’agenzia la riunione preliminare del progetto è un’opportunità per ottenere le informazioni chiave di cui hanno bisogno per avere successo dimostrando il loro entusiasmo e la comprensione del progetto.
Una riunione di avvio del progetto può impostare il percorso ed il tono per il resto di un progetto.
Se fatto bene, l’incontro di avvio del progetto può contribuire enormemente al successo del progetto stesso. Se invece viene fatta male, la riunione di kickoff del progetto può distruggere qualsiasi possibilità di successo prima ancora che il progetto abbia inizio.
Consigli utili per condurre un kick off-meeting di successo
Se il progetto è grande e complesso si possono avere riunioni di kick off interne ed esterne.
Le riunioni di kick off interne possono essere tenute tra i membri del team ed il project manager per comprendere meglio il progetto ed allinearsi. Si parlerà del progetto, dei suoi obiettivi, dell’ambito del progetto e dei ruoli e responsabilità di ciascun membro del team oltre che del sistema di comunicazione e reporting.
Terminato il meeting di kick off interno, si passa alla riunione di kick off esterna con il cliente.
Sarà questa l’occasione per capire il cliente e le sue aspettative, chiarire eventuali dubbi e spiegare come il project manager vuole pianificare il progetto.
Di seguito alcuni passaggi da seguire per condurre un kick off meeting efficace.
- Impostare l’agenda. Il project manager decide gli argomenti da affrontare durante la riunione. Può includere la sessione di introduzione e di presentazione del team, l’introduzione del progetto ed i relativi obiettivi, le pietre miliari, i vincoli.
- Condurre il meeting. Il project manager, in qualità di coordinatore del progetto, conduce e dirige l’incontro secondo l’agenda impostata. È importante per il PM comunicare le aspettative ed i requisiti ai partecipanti. Il team dovrà esattamente sapere quanti giorni dovrà lavorare, i ruoli al suo interno, le questioni pratiche. Risulta inoltre importante
spiegare il sistema di comunicazione e reporting, specificare in quale formato sono necessari i report e la frequenza con cui devono avvenire le riunioni o le comunicazioni. - Chiudere la riunione. Alla fine della riunione è opportuno tenere una sessione di domande e di risposte. I partecipanti possono porre tutte le domande e ricevere tutte le risposte. Una volta terminata la riunione, sarà necessario preparare il verbale del meeting ed inviarlo a tutti i partecipanti ed agli stakeholder che non potevano essere presenti.
Quando si svolge?
Se il progetto è di dimensioni ridotte, la riunione di kick off avviene dopo il processo di avvio con tutti i membri del team.
La stessa squadra viene coinvolta nella pianificazione e nell’esecuzione di progetto.
Nei progetti di piccole dimensioni si svolge solitamente una sola riunione preliminare di progetto.
Se invece il progetto è di grandi dimensioni, la riunione di kick off del progetto si svolge quando si completa la pianificazione del progetto e si sta per iniziare l’esecuzione del progetto.
Quali vantaggi offre?
Un kick-off meeting (KOM) ed è uno dei passaggi fondamentali per specificare i diversi ruoli ed assegnare responsabilità ad ogni partecipante al progetto.
Un kick off-meeting:
- aiuta i membri del team a conoscersi;
- definisce i ruoli e l’autorità di progetto;
- aiuta i membri del team a capire gli obiettivi del progetto;
- aiuta le parti interessate a comprendere pietre miliari, rischi, requisiti e vincoli di progetto;
- aiuta il project manager ad ottenere supporto, consenso e fiducia da tutte le parti interessate;
- fornisce a tutti i partecipanti l’opportunità di porre domande e fare chiarezza.
Una riunione preliminare è la chiave per il completamento del progetto. È il momento giusto in cui il project manager può mostrare per la prima volta le sue qualità di leadership ed iniziare a costruire un rapporto di fiducia con il team e gli stakeholder.
Per questo motivo un project manager deve preparare adeguatamente il kick off meeting e deve considerarlo un importante passo verso la futura riuscita del progetto.
